醫(yī)藥行業(yè)具有“高度監(jiān)管”和“高度專業(yè)”的特點，在企業(yè)數(shù)字化轉型過程中，如何結合行業(yè)特點利用數(shù)字化手段促進管理轉型，以管理促效益，助力企業(yè)持續(xù)發(fā)展的問題擺在了眾多制藥企業(yè)面前。2016年，漢江藥業(yè)借助浪潮GS管理系統(tǒng)，構建集團業(yè)財一體化管控系統(tǒng)，對業(yè)務流程進行重新梳理設計，實現(xiàn)流程管控過程化，運營管理精細化，使報表日從之前的每月10日提前到每月5日，實現(xiàn)企業(yè)管理數(shù)字化轉型。
陜西漢江藥業(yè)集團股份有限公司(下稱“漢江藥業(yè)”)作為華邦生命健康股份有限公司(華邦集團)重要的一級子公司，是一家從事化學原料藥、醫(yī)藥中間體、生產(chǎn)和經(jīng)營管理為主的中型醫(yī)藥企業(yè)集團。
近年來，隨著國家監(jiān)管的加強，環(huán)保法規(guī)以及市場環(huán)境的不斷變化，漢江藥業(yè)迫切需要對業(yè)務流程進行重新梳理設計，實現(xiàn)流程管控過程化，運營管理精細化，降低經(jīng)營成本，提升企業(yè)競爭力。雖然漢江藥業(yè)早就開始注重信息化建設，但原來的系統(tǒng)上，業(yè)務單據(jù)大量依賴手工錄入，工作量大，工作效率低，存在數(shù)據(jù)重復不準確等問題，而且由于缺少統(tǒng)一的規(guī)劃設計，原系統(tǒng)無法對關鍵業(yè)務風險點進行控制，需要依賴“線下”紙質流程審批。同時，因為系統(tǒng)模塊功能缺失，缺少資金計劃、銀企直聯(lián)以及票據(jù)管理等應用，根本不能滿足企業(yè)內(nèi)控管理需求。
為降低生產(chǎn)成本和控制費用，2016年漢江藥業(yè)選擇與浪潮云ERP合作，希望借助浪潮GS管理系統(tǒng)，通過全業(yè)務流程的重新梳理和設計，實現(xiàn)內(nèi)部經(jīng)營的精細化管理。
“個性化”流程設計，風險管控步步到位
浪潮經(jīng)過詳細的業(yè)務需求調研和業(yè)務模擬，針對漢江藥業(yè)不同的業(yè)務范疇、業(yè)務內(nèi)容進行差異化流程設計，充分重視流程的“個性化”風險點識別，實現(xiàn)流程管控落地。
結合漢江藥業(yè)的采購業(yè)務特點。浪潮GS管理系統(tǒng)針對原材料、輔料、包材以及備品備件等不同的物料類型，分別設計不同業(yè)務類型的采購流程，滿足采購業(yè)務流程的差異化管控需求，通過流程梳理，改變了之前隨意采購的狀態(tài)，減少庫存積壓，杜絕浪費，大大節(jié)約了成本。
例如針對備品備件管理面臨的“基礎信息亂、申請?zhí)釄髞y、領用控制難”等問題，經(jīng)過調研設計將流程統(tǒng)一調整為：系統(tǒng)內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎檔案，由使用部門在系統(tǒng)內(nèi)容提出采購需求，統(tǒng)一計劃提報流程;相關責任人審批，倉庫平衡利庫，形成最終采購訂單統(tǒng)一采購;備品備件到貨入庫后，領用部門提出領用申請，系統(tǒng)根據(jù)要貨申請生成領料單，進行領用控制。
結合漢江藥業(yè)銷售管理業(yè)務特點。浪潮GS管理系統(tǒng)增加了銷售計劃控制節(jié)點，由業(yè)務員在系統(tǒng)內(nèi)進行銷售訂單(計劃)的填報，將銷售發(fā)貨預測管理前移，銷售部門負責人參與銷售訂單的審核。所有業(yè)務流程只有源頭的單據(jù)是手工錄入，后續(xù)所有單據(jù)參照上一步業(yè)務單據(jù)生成，數(shù)據(jù)充分共享，形成供應鏈閉環(huán)，提升內(nèi)控管理能力，有效規(guī)避業(yè)務風險。
業(yè)務與資金支付聯(lián)動，實現(xiàn)精準管控
漢江藥業(yè)原應付系統(tǒng)僅僅只是完成了單據(jù)的錄入和自動生成憑證功能，沒有啟用賬期管理。采購資金的支付由采購部在月初提出資金支付計劃，財務部根據(jù)資金情況進行復核，然后由業(yè)務部門手工填制付款申請單，財務按單據(jù)申請金額支付，沒有和采購發(fā)票形成一一對應關系，容易出現(xiàn)付款不均衡現(xiàn)象，財務不能及時掌握資金需求，不利于資金調配和管控。
浪潮結合漢江藥業(yè)應付管理需求，重新設計應付款計劃管理流程，在采購合同環(huán)節(jié)明確合同付款計劃，到期后系統(tǒng)自動生成付款申請單據(jù)，經(jīng)過審批流程結束后，財務按賬期付款，實現(xiàn)采購發(fā)票與付款筆筆對應，杜絕人工干預付款。財務可以根據(jù)賬期掌握采購資金需求，提前進行資金籌劃，加強了資金管控力度。系統(tǒng)自動根據(jù)相應往來單位的賬齡，控制付款并提前一周通知付款人，避免提前付款造成公司損失也避免延誤付款影響公司信用。漢江藥業(yè)2016年總共采購金額1.6億，與以前未上浪潮GS系統(tǒng)相比，新增加了8000萬采購款賬齡控制，按基準利率4.35計算，60天賬齡是57萬。
同時，漢江藥業(yè)借助銀企直聯(lián)功能，實現(xiàn)企業(yè)賬戶資金實時監(jiān)控;通過資金結算平臺和票據(jù)管理等功能，規(guī)范付款審批流程和應收票據(jù)臺賬管理，實現(xiàn)資金付款審批“共享”，出納人員實時了解到各項付款申請情況，提前對相關賬戶資金進行規(guī)劃“預留”，避免在資金緊張的情況下影響采購業(yè)務的執(zhí)行;通過票據(jù)臺賬功能，建立票據(jù)臺賬，實現(xiàn)對票據(jù)的“全生命周期”管理，從開票到承兌進行詳細的過程記錄，實時、準確的了解承兌匯票的流向情況。
集團業(yè)財一體化管控，實現(xiàn)共享聯(lián)動
浪潮GS系統(tǒng)充分體現(xiàn)“業(yè)務驅動財務”的管理理念，業(yè)務單據(jù)自動生成總賬憑證，業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)保持一致，同時支持通過財務憑證聯(lián)查業(yè)務單據(jù)，對業(yè)務經(jīng)營數(shù)據(jù)如實反映監(jiān)督，降低了月末結賬、數(shù)據(jù)核對工作量。例如月末產(chǎn)品成本核算借助浪潮GS系統(tǒng)實現(xiàn)當月完工產(chǎn)量、在制品數(shù)量、返工數(shù)量等成本資料從供應鏈系統(tǒng)中自動獲取，并實現(xiàn)了制造費用的自動分配計算，提高財務人員工作效率與質量。漢江藥業(yè)財務報表日從之前的每月10日提前到每月5日。
浪潮GS系統(tǒng)還具有強大的合并報表功能，支持“合賬”、“合表”等多種合并報表處理方式，輕松實現(xiàn)報表合并，改變手工編制合并報表的狀況，有利于上級公司對下屬公司的財務管控。
在新環(huán)境、新政策、新技術影響下，漢江藥業(yè)依托云計算、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術，積極通過信息化建設升級，推動企業(yè)管理創(chuàng)新。通過借助浪潮GS系統(tǒng)，構建漢江藥業(yè)集團管理與共享服務平臺，利用基礎數(shù)據(jù)標準化、流程梳理與設計，實現(xiàn)內(nèi)部風險管理、精細化運營管理、財務業(yè)務共享聯(lián)動，提升企業(yè)運營管理效率與經(jīng)營效益，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉型。
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